MailStore ile Microsoft Outlook Entegrasyonu ile Arşiv’e Erişme

Gereksinimler

MailStore Server kullanımda olmalı ve Microsoft Outlook için eklenti uygun makineye kurulmalıdır. Bu durumda, Microsoft Outlook’ta bir araç çubuğu (2007’ye kadar) veya “MailStore” etiketli bir sekme (Outook 2010 veya üstü) görünür olacaktır.

Outlook2007ToolbarEN.png

Resim: Microsoft Outlook 2007’de MailStore araç çubuğu

Outlook2010RibbonTabEN.PNG

Resim: Microsoft Outlook 2010’daki MailStore sekmesi

Outlook2013RibbonTabEN.PNG

Resim: Microsoft Outlook 2013’teki MailStore sekmesi


MailStore ile Microsoft Outlook entegrasyonu ile Arşiv’e erişme

Kurulum ve Güncelleme

MailStore Server sürümünüzle eşleşen MailStore Outlook Eklentisi kurulum dosyası MailStore Server makinesinde depolanır.

Masaüstünüzdeki Diğer Bilgisayarlar bağlantısındaki MailStore İstemcisini takip edin ve ilgili kurulum dosyasını istemci bilgisayara kopyalayın.

Düzenli bir Windows kurulum programıdır, bu, kurulum dosyasına çift tıklayarak uygun istemci bilgisayarda çalıştırılabilir. Sadece ekrandaki talimatları izleyin.

Uyarı: MailStore Outlook Eklentisi uygulamasını el ile yüklemek yerine, Active Directory Grup İlkesi özelliğiyle de istemci bilgisayara dağıtabilirsiniz. Bunun hakkında daha fazla bilgi MailStore Outlook Eklenti Dağıtım makalesinde bulunabilir.

MailStore Server bilgisayarında bir güncelleştirme yüklüyse, MailStore Outlook Eklentisi genellikle MailStore Server ile uyumlu kalır. Bu nedenle, MailStore Outlook eklentisinin yeniden yüklenmesi genellikle gerekli değildir.

MailStore Server’a giriş

MailStore Outlook Eklentisi önceden yapılandırılmamışsa, MailStore Outlook Eklentisi’ndeki herhangi bir düğmeyi tıklatır tıklamaz MailStore Server’a giriş yapmanız istenecektir. Lütfen sunucu adı ve erişim verileriniz için sistem yöneticinize başvurun.

OutlookAddinLoginEN.png

Kayıtlı Erişim Verilerini Silme

Farklı bir sunucuya giriş yapmak veya farklı erişim verileri kullanmak istiyorsanız, Microsoft Outlook’ta kayıtlı olan mevcut erişim bilgilerini silmeniz gerekebilir. Lütfen aşağıdakileri uygulayın:

  • MailStore Outlook Eklentisindeki Ayarlar’a tıklayın .
  • Önbelleğe Alınmış Kimlik Bilgilerini Temizle’yi tıklayın .
  • Tamam’a tıklayın .
  • Giriş penceresine geri dönmek için eklenti içindeki herhangi bir düğmeye tıklayın.

Teknik Hususlar

  • MailStore Outlook Eklentisi, arşive erişmek için MailStore Server’a entegre HTTP sunucusunu kullanır.
  • MailStore Sunucu Hizmeti Yapılandırması içinde geçerli bir SSL sertifikası seçildiyse , HTTP Eklentisi ayarlarında Güvenli Bağlantı onay kutusunu , HTTP yerine HTTPS kullanacak şekilde işaretleyebilirsiniz.
  • MailStore Sunucu Hizmeti Yapılandırması içindeki HTTP / HTTPS bağlantılarının yapılandırmasını değiştirdiyseniz (varsayılan HTTP bağlantı noktası 8461, varsayılan HTTPS bağlantı noktası 8462’dir), oturum açarken bağlantı noktası numarasını eklemelisiniz. Yalnızca bağlantı noktası numarasını bağlantı noktasına ekleyin. nokta ile ayrılmış bir sunucu adı, (örneğin: mailstore:443)

Arşiv Klasörüne Göre Ara

Arşiv Klasörünün Görünümü

WebArchiveFolders.png

MailStore Outlook Eklentisinde, görülebilen arşivin bölümünü görüntülemek için Arşive Göz At’a tıklayın .

Kullanıcı Arşivi

Klasör Benim Arşiv sizin posta kutularından arşivlenmiş tüm e-postaları içerir. Ek kullanıcıların arşivlerine okuma erişiminiz varsa, e-postaları <kullanıcı adı> Arşivlemesi etiketli klasörlerde bulunur.

Bir Klasördeki E-postaların Görüntülenmesi

Belirli bir klasörün e-postalarını görüntülemek için, klasörün adını tıklamanız yeterlidir. E-postalar ağaç yapısının altında listelenmiştir.

Hızlı arama

Hızlı arama sayesinde, erişebildiğiniz arşivlerde bulunan tüm e-postalara göz atabilirsiniz. Bu özellik özellikle basit sorgular için uygundur; Alternatif olarak, gelişmiş arama kullanılabilir.

Hızlı Arama’yı Kullanma

Giriş alanı, MailStore Outlook Eklentisinin sol bölümünde bulunur. Sadece bir veya daha fazla anahtar kelime girin ve ENTER tuşuna basın . Arama sonuçları görüntülenir. Başlıkta veya konu satırında görünen anahtar kelimeler vurgulanır.

Kelime Fragmanlarını Arama

Belirli bir parçayla bir sözcük içeren tüm e-postaları görüntülemek için joker karakteri (*) kullanın. Örneğin:

Oto*

dönecektir auto , otomatik , otomobil vb

* example.com

tüm e-posta adreslerini ve example.com alanlarını döndürür .

isim soyisim*

firstname.lastname’nin tüm e-posta adreslerini döndürecektir .

Bilinmeyen harflerle sözcük arama

Doğru yazmayı bilmediğiniz bir kelimeyi içeren tüm e-postaları görüntülemek için soru işaretini (?) Kullanabilirsiniz. Örneğin

Bana? ​​Er

Meier ve Meyer’i bulur ama Maier’i değil.

Soru işareti (?) Bir kelimenin başlangıcında veya bir kelimenin sonunda kullanılamaz, bunun yerine joker karakteri (*) kullanın.

İfadeleri Aramak

Ardışık olarak ve belirli bir sırada görünen kelimeleri aramak için tırnak işaretlerini kullanın (“”). Örneğin:

“Microsoft Windows”

Microsoft Windows, Microsoft Works veya Windows 95 değil metni döndürür.

Alanlara göre daraltma

Anahtar kelimeler veya kelime öbekleri için arama belirli alanlarla sınırlı olabilir. Örneğin:

Konu: Haberler yalnızca içinde Konu

den: Sadece john@mailstore.com itibaren

sadece michael@mailstore.com: için için

sadece lisa@mailstore.com: cc Cc

customers@mailstore.com sadece: bcc Bcc

bcontent: yalnızca mesajın Gönderi bölümünde faturalandırma

İçerik: Yalnızca mesajın eklerinde faturalandırma

Hariç tutulan kelimeler

Aramayı daraltmak için, e-postalarda bulunmaması gereken kelimeleri belirtmek isteyebilirsiniz. Kelimeleri arama sonuçlarından çıkarmak için, kelimeyi eksi karakterle (-) yerleştirin. Örneğin:

ZDNet -indirme-ucu

ZDNet’ten, indirme ipucu içermeyen tüm e-postaları döndürür.

Arama Seçeneklerini Birleştirme

Yukarıda açıklanan arama seçeneklerinden herhangi biri birleştirilebilir. Örneğin:

ZDNET – “Günlük Güncelleme”

ardışık kelimeler Günlük Güncelleme içermeyen ZDNet tüm e-postaları döndürür .

from: ZDNET bcontent: MailStore

Mesaj gövdesinde MailStore bulunan ZDNET’in tüm e-postalarını döndürür.

from: billing@example.com acontent: fatura

Herhangi bir ekte fatura içeren billing@example.com adresindeki tüm e-postaları döndürür .

to: recruiting@example.com -salesler

tüm e-postaları , e-postanın herhangi bir bölümünde satışları olmayan recruiting@example.com adresine döndürür .

from: billing@example.com’dan: myaddress@company.tld acontent: bill -subject: uyarı

tüm mesaj döndürür billing@example.com için myaddress@company.tld sahip olan tasarının herhangi ekinde ama yok öğüt konuda.

Özel Karakterler Hakkında

Alfasayısal (harf, rakam) ve alfasayısal olmayan karakterlerin (beyaz boşluk, satır sonu, sınırlayıcı veya diğer kontrol karakterleri) bir kombinasyonu olan dizinlenmiş e-postaların veya eklerin içindeki kelimeler, yalnızca alfanümerik kısım ararken arama sonuçlarında döndürülebilir.

Ararken Örneğin, ad , İsim.soyisim ve lastname , kelime içeren e-postalar İsim.soyisim iade edilecektir.

Yaygın olarak görülen karakterler şunlardır:

  • Dönem (.)
  • Virgül (,)
  • Kolon (;)
  • Tire (-)
  • Vurgulamak (_)
  • İşaretini (@)
  • Slash ve Backslash (/, \)
  • Boş karakter (NUL)

Gelişmiş Arama

MailStore’un entegre gelişmiş araması sayesinde, yalnızca e-posta içeriğine değil, aynı zamanda tarih veya e-posta boyutu gibi parametrelere de başvurabilecek karmaşık sorgulamalar gerçekleştirilebilir.

Gelişmiş Arama’yı Kullanma

MailStore Outlook Eklentisinde, Gelişmiş Arama’ya tıklayın ve arama parametrelerini girin. Kriterler AND- kombine edilmiştir, yani arama sadece tüm kriterleri karşılayan e-postaları döndürür. Tıklayın Arama aramayı başlatmak için.

WebAdvancedSearch.png

“Genişletilmiş Arama” nın altındaki Arama Ölçütleri

Metin alanına bir anahtar kelime veya kelime öbeği girin ve MailStore’un arama yapmak için nereye yapacağını belirtin. Aşağıdaki seçenekler kullanılabilir:

  • Konu – E-postanın konu satırı aranır.
  • Gönderen / Alıcı – “From”, “To”, “Cc” ve “Bcc” alanları aranır.
  • Mesaj gövdesi – E-postanın salt metin veya HTML bölümleri aranır (kullanılabilirliğe bağlı olarak).
  • Ekler Dosya İsimleri – E-posta eklerinin dosya adları aranır.
  • Ek İçindekiler – E-posta eklerinin içeriği aranır. Eklerin ne ölçüde ve ne ölçüde kullanılabileceği, belirtilen dizinleme seçeneklerine bağlıdır ( Yönetimsel Araçlar altında ).

İfadeler ve joker karakterler gibi Hızlı Arama bölümünde açıklanan tüm seçenekler, metin alanı Arama için de mevcuttur.

“Genel” altındaki Arama Ölçütleri

Genel altında , aşağıdaki seçenekler kullanılabilir:

  • Klasör – MailStore tarafından aranacak klasör burada seçilebilir. Varsayılan olarak, geçerli kullanıcı tarafından okunabilen tüm klasörler seçilir. Metin alanının yanındaki düğmeye tıklayarak, klasörler klasör yapısı kullanılarak da seçilebilir.
  • Alt klasörü dahil et – Seçiliyse, MailStore sadece seçilen klasörü (örneğin Gelen Kutusu ) değil, aynı zamanda burada oluşturulan tüm alt klasörleri (örneğin Gelen Kutusu / Projeler 2008 / Kar Optimizasyonu ) de arar .
  • Kimden – Buraya girilen herhangi bir anahtar kelime veya e-posta adresi, yalnızca e-postanın gönderen alanı içinde aranır.
  • / Cc / Bcc – Burada girilen tüm anahtar kelimeler veya e-posta adresleri, yalnızca e-posta alıcı alanlarının içinde aranır.
  • Tarih – Aramanın kaplayacağı zaman çerçevesi buradan seçilebilir. Dün veya Bu yıl gibi önceden tanımlanmış bir aralık seçilebilir veya Özel’i seçerek , belirli bir süre manuel olarak belirtilebilir. Bu durumda, başlangıç ​​ve bitiş tarihleri ​​dahil edilecektir.
  • Arşivleme Tarihi – Araştırmanın kapsayacağı arşivleme süresi çerçevesi buradan seçilebilir. Dün veya Bu yıl gibi önceden tanımlanmış bir aralık seçilebilir veya Özel’i seçerek , belirli bir süre manuel olarak belirtilebilir. Bu durumda, başlangıç ​​ve bitiş tarihleri ​​dahil edilecektir.

İfadeler ve joker karakterler gibi Hızlı Arama bölümünde açıklanan tüm seçenekler, From ve To / Cc / Bcc alanlarında da mevcuttur .

“Genişletilmiş” altındaki Arama Ölçütleri

Genişletilmiş altında , aşağıdaki seçenekler kullanılabilir:

  • Ekli / ekli olmayan iletiler – Varsayılan olarak, herhangi bir dosya eki olup olmadıklarına bakılmaksızın tüm iletiler aranır. Eklenti olmayanlar gibi belirli e-postaları kaldırmak için onay kutularından birini temizleyin.

Önemli: Bu aramalar zaman zaman kesin olmayabilir, çünkü arka plan resimleri gibi öğeler ek olarak kabul edilebilir.

  • Boyut – Varsayılan olarak, boyutlarına bakılmaksızın tüm iletiler aranır. Aramayı e-postaların boyutuna göre sınırlamak için sağlanan uygun alanları kullanın, örneğin en az 5 MB veya 400 ile 600 KB arasında .
  • Öncelik – E-postalar, gönderen tarafından atanan e-postanın öncelik düzeyine göre aranır. Düşük seçerken , Normal’den daha düşük bir öncelik seviyesine sahip tüm e-postalar döndürülür, Yüksek seçim yapılırken, Normal’den daha yüksek bir öncelik seviyesi olan tüm e-postalar döndürülür. Öncelikle ilgili herhangi bir bilgi içermeyen e-postaların öncelikli bir Normal seviyesine sahip olduğu varsayılır .

Bir Aramaya Başlama

Tıklayın Arama aramayı başlatmak için. Sonuçlar bir listede görüntülenir.

Arama Sonuçlarını Artırma

Bir arama çalıştırıldıktan sonra sonuçlarını daraltmak için, tıklayın Gelişmiş Arama tekrar ek arama kriterlerini girip tıklayıp Ara .

Yeni Bir Arama Başlatma

Yeni bir arama başlatmak için Yeni Sorgu’ya tıklayın . Tüm arama kriterleri varsayılan değerlerine sıfırlanacaktır (yani herhangi bir kısıtlama yoktur; arama mevcut kullanıcı tarafından okunabilen tüm klasörleri kapsar).

Bir Aramayı Kaydetme

Tekrar tekrar kullanılan arama kriterleri (“geçen aya ait tüm makbuzlar” gibi) herhangi bir zamanda kaydedilebilir ve tekrar kullanılabilir. Farklı Kaydet … seçeneğini tıklayın ve arama için anlamlı bir isim seçin. Aramaya erişmek, düzenlemek veya yeniden başlatmak için Aç’a tıklayın .

Özel Karakterler Hakkında

Alfasayısal (harf, rakam) ve alfasayısal olmayan karakterlerin (beyaz boşluk, satır sonu, sınırlayıcı veya diğer kontrol karakterleri) bir kombinasyonu olan dizinlenmiş e-postaların veya eklerin içindeki kelimeler, yalnızca alfanümerik kısım ararken arama sonuçlarında döndürülebilir.

Ararken Örneğin, ad , İsim.soyisim ve lastname , kelime içeren e-postalar İsim.soyisim iade edilecektir.

Yaygın olarak görülen karakterler şunlardır:

  • Dönem (.)
  • Virgül (,)
  • Kolon (;)
  • Tire (-)
  • Vurgulamak (_)
  • İşaretini (@)
  • Slash ve Backslash (/, \)
  • Boş karakter (NUL)

E-posta ekranı

Yukarıda açıklanan arama işlevlerinden biri tarafından döndürülen bir e-postayı görüntülemek için, üzerine tıklayın. Ekranın sağ tarafında e-postanın bir önizlemesi görüntülenir.

Güvenlik nedenleriyle resimlerin ve biçimlendirmenin önizlemede görüntülenmeyeceğini lütfen unutmayın. E-postalar da önizlemede iletilemez veya yanıtlanamaz.

Arşivlenmiş bir e-postanın kapsamlı bir görünümü ve yazdırma, iletme ve yanıtlama gibi tüm Microsoft Outlook özelliklerini kullanma yeteneği için MailStore Outlook Eklentisinde Açık E-postayı tıklayın . E-posta arşivi yüklenecek ve boyutuna bağlı olarak hemen veya birkaç saniye sonra görüntülenecektir.


E-postaları Uygulamaya Geri Yükleme

OutlookAddinRestore.png

Artık posta kutunuzda bulunmayan arşivlenmiş bir e-postayı Outlook’a geri yüklemek için lütfen aşağıdakileri uygulayın:

  • E-postayı arşiv içinde bulun ve açın.
  • MailStore Outlook Eklentisinde, Mesajı Geri Yükle’ye tıklayın .
  • Zarf simgesini bir Outlook e-posta klasörüne veya bir Windows Gezgini dosya sistemi klasörüne sürükleyip bırakın.
  • E-posta, boyutuna bağlı olarak hemen veya birkaç saniye sonra geri yüklenir.

Bölgesel Ayarları Değiştirme

Varsayılan olarak MailStore Outlook Eklentisi, Microsoft Outlook ile aynı bölgesel ayarları kullanır. Bölgesel ayarlar ayrıca MailStore Outlook Eklentisi ayarları iletişim kutusunda el ile de ayarlanabilir.